Hoe kunnen we u helpen?
Inhoudsopgave
< Alle artikelen

Uitgaande e-mail komt terug (mail bounce)

Algemeen

Mail bounces zijn “retour afzender berichten” die mailservers versturen als een e-mail om één of andere reden niet kan worden afgeleverd. Deze zijn vaak afkomstig van e-mailadressen beginnend met mailer-daemon@ en hebben een onderwerp dat lijkt op “Undelivered Mail Returned to Sender”, “Failure notice” of “Delivery Status Notification (Failure)”.

Wat is precies een e-mail bounce?

In de mail bounce staat in vrij technische bewoording omschreven wat het traject is dat uw e-mail heeft afgelegd en wat er mis is gegaan met het afleveren. Vaak is het even zoeken naar het zinnetje dat de oorzaak verduidelijkt, er zijn veel verschillende oorzaken mogelijk waarom een mail niet afgeleverd kon worden en de diverse mailserver software omschrijven dit vaak op hun eigen manier.

Uitleg over de onze e-mailserver

Ons e-mailserver doet meerdere pogingen om een of meerdere e-mailbericht(en) af te leveren aan de afzender en/of de ontvanger. Tot dat de mailserver ‘opgeeft’ om te versturen en een bounce mail terugstuurt naar u of bij de afzender/ontvanger om te laten weten dat het betreffende e-mailadres niet bestaat of dat er een (systeem-)fout is opgetreden.  

Een melding van undelivered mail  

Dit kan (soms) voorkomen dat de bezoeker een typefout gemaakt heeft bij het achterlaten van zijn of haar e-mailadres of dat het e-mailadres afkomstig is van de spammer en dat dit e-mailadres niet bestaat doordat de spammer een gebruikersaccount heeft aangemaakt op uw WordPress site, zo als de Lidmaatschap-functie ingeschakeld is.

De meest veel voorkomende (systeem-) foutmeldingen

Meldingen

  • “User unknown”
  • “Mailbox unavailable”
  • “Recipient rejected”
  • “Sorry, no mailbox here by that name”
  • “Undelivered Mail Returned To Sender”
  • “Failure Notice”
  • “Delivery Status Notification (Failure)”

Conclusie: Dit zegt dat het e-mailadres waar u uw e-mail naar gestuurd hebt niet (meer) bestaat of door geautomatiseerde e-mailberichten vanuit CMS websites, zoals WordPress waar de Lidmaatschap-functie nog is ingeschakeld.

Melding: “Message rejected due to content restrictions”

Conclusie: Dit zegt dat het bericht is afgewezen op basis van de inhoud, waarschijnlijk door een spamfilter

Melding: “Message blocked due to virus content of the message”

Conclusie: Dit zegt dat het bericht is afgewezen op basis van de inhoud, waarschijnlijk door een virusfilter

Melding: “Host or domain name not found. Name service error for name=…. type=….: Host not found”

Conclusie: Dit zegt dat de domeinnaam in het e-mailadres niet (meer) bestaat

Melding: “Message size exceeds fixed limit”

Conclusie: Het bericht dat u probeerde te versturen was te groot, waarschijnlijk hebt u een te grote bijlage meegestuurd. Probeer uw bestand op een andere manier te versturen. Bijvoorbeeld via WeTransfer of een ander platform.

Melding: “Quota exceeded (mailbox for user is full)”

Conclusie: De mailbox van de ontvanger is vol. Als u deze persoonlijk kent is het netjes hem/haar hiervan op de hoogte te stellen.

Melding: “Connection timed out”

Conclusie: Waarschijnlijk reageert de ontvangende mailserver niet op onze mailserver, misschien door een (server-) misconfiguratie of firewall instelling van de ontvangende server.

Wordt u overladen met mail-bounces?

1. Uw e-mailadres is gehackt!

Als u in de mail-bounce de tekst “Authenticated Sender” met uw e-mailadres ziet staan dan is het wachtwoord van uw e-mailadres mogelijk in handen gevallen van een spammer. Verander direct e-mail wachtwoord.

TIP! U kan ook controleren of uw e-mailadres(sen) gehackt is op de volgende website:

Is uw e-mailadres gehackt, dan moet u zelf een datalek melden bij de juiste autoriteiten. Sinds 1 januari 2016 is het verplicht om datalekken te melden bij Autoriteitpersoonsgegevens.

2. Spammers gebruiken uw e-mailadres als afzender voor spam

Bij e-mail is het vrij eenvoudig om niet uw eigen afzender e-mailadres te gebruiken. Spammers doen dit regelmatig bij het versturen van grote oplages spam, waarbij de “retour afzender” berichten worden afgeleverd bij de niets vermoedende eigenaar van het e-mailadres dat ze hebben gebruikt. U kan dit vergelijken met het versturen van een brief naar een niet bestaand adres waarbij je op de enveloppe het adres van uw buurman vermeldt, omdat deze niet afgeleverd kan worden komt uw brief uiteindelijk uit bij uw buurman. Bij e-mail werkt dit precies zo, alleen in veel grotere hoeveelheden.

Veel klanten denken in eerste instantie dat ze opeens veel spam ontvangen en verzoeken ons om er wat aan te doen. Dit is heel vervelend en helaas technisch heel moeilijk tegen te gaan, want er is helaas geen algemene oplossing tegen spamberichten of mail-bounces. Want omdat mail-bounces een legitiem doel dienen, namelijk u informeren als een mail niet is afgeleverd en om welke reden, kunnen wij hier niet op gaan filteren.

Wat U wel kunt doen:

  • Uw spamfilter beheren op uw hostingaccount (naomi):
  • Het wachtwoord aanpassen van uw e-mailaccount: (naomi):
  • Een geavanceerde hosted spamfilter aanvragen: Neemt u gerust contact met ons op info@media31.nl.

Wij stellen altijd de juiste DNS records in op SPF, DKIM en DMARC en stellen de spamfilter standaard in. Uiteraard kunnen wij altijd nalopen in uw hostingaccount.

Extra ondersteuning nodig?

Mocht vragen hebben en extra ondersteunig nodig willen, neemt u gerust contact met ons op: info@media31.nl. Wij staan voor u klaar!

Categories